Nora M. Thomas

Como llevar tu negocio como una verdadera PRO con un sistema de logística

Cómo llevar tu negocio como una verdadera profesional con un sistema de logística

 

Vamos a hablar de algo de lo que no hablamos muy seguido por este blog y que deberíamos hacer más. Sobre todo si queremos aumentar nuestra productividad, sin sacrificar la calidad de nuestros productos. Vamos a hablar de la logística de nuestros negocios, de entender cómo funciona y cómo aplicarla a nuestros negocios.

Pero primero, vamos a mi rubro alternativo: las palabras y la terminología.

¿Qué es la logística?

Según la RAE, es el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución.

Según la Wiki, la misión fundamental de la logística empresarial es colocar los productos adecuados (bienes y servicios) en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas, contribuyendo lo máximo posible a la rentabilidad.

O sea, alcanzar tu producto a tu cliente de la forma más eficiente, asegurando su satisfacción. Todo, al menor costo posible y con el menor esfuerzo posible.

¿Por qué aplicarlo a tu emprendimiento?

Ok. Básicamente, tenemos 3 recursos fundamentales en todo emprendimiento:

  1. Tiempo
  2. Dinero
  3. Recursos humanos

Con esas tres, conseguimos todo lo demás:

  • producir nuestros productos/brindar nuestros servicios,
  • conseguir las herramientas y los insumos que necesitamos para producir nuestros productos/brindar nuestros servicios y, el principal de todos…
  • las personas necesarias tanto para producir como para asegurar que nuestros productos/servicios sean conocidos por nuestros potenciales clientes, lleguen a nuestros potenciales clientes y, básicamente, controlen y posibiliten que nuestros negocios existan.

Además, no tenemos que olvidarnos del cliente en sí.

Teniendo en cuenta esto (que espero que no te suene a chino), tener un sistema de logística en pie te va a permitir:

  • Ahorrar tiempo

Aplicando lo que nos dice la RAE para conseguir lo que nos dice la Wiki. Es decir, organizar nuestra empresa o servicio de forma tal que los procesos internos fluyan de la mejor forma posible para colocar los productos adecuados en el lugar adecuado, en el momento preciso y en las condiciones deseadas.

Sin esta organización, hacemos lo primero que parezca urgente, sin realmente tener un orden lógico y perdiendo muchísimo tiempo. Es decir, andamos a las corridas. Y si hay algo que no sobra en esta vida es el tiempo. Yo soy partidaria de que estar ocupado no es ser productivo. Dedicar 20 horas al día a tu negocio, no es sinónimo de éxito ni de que lo vayas a alcanzar.

Pero lo otro que tiene de importante el implementar un sistema de logística para tu emprendimiento es que:

  • Te permite enfocarte en tu especialidad

Si ya estás hace tiempo con tu negocio, y si este es del tipo unipersonal, sabrás que esto implica que te hagas cargo de TODO. Desde tu producto (lo cual asumo que es tu especialidad), hasta el marketing, la contabilidad y las ventas.

Y sí. Acá estoy tomando en cuenta que, si todavía no lo hiciste, en algún momento contrates personas para que te ayuden a llevar tu negocio. Ya sea que se trate de un asistente, un gestor contable o incluso un operador logístico que te ayude con el almacenamiento, inventario y entrega de tus productos. Así podés,  realmente ahorrar tiempo (¡y espacio para todas aquellas personas que trabajan con gandes productos físicos!) y vos enfocarte en lo que realmente sabés hacer, asegurándote de ofrecer lo mejor a tus clientes.

Esto no quiere decir que te vayas a borrar de las demás áreas de tu negocio. Todavía vas a “tener control” sobre lo que pasa, pero no va a depender de vos para que funcione.

Cómo aplicar un sistema de logística a tu propio negocio.

Primero que nada, ¡conociendo bien la estructura de tu negocio y qué hace falta para que siga en pie! Pensá en los “departamentos” de tu negocio. Ya sabés: Marketing, Recursos humanos, Finanzas, Administración, Producción, etc.

Cuáles son las cosas de las que se hace cargo cada departamento y qué cosas puntuales (en términos de actividades y tareas) ese departamento tiene que llevar a cabo.

Por ejemplo, el departamento de marketing se encarga de la promoción de la empresa y de hacer que los potenciales clientes tomen consciencia de la marca. Se encarga de toda la parte de publicidad y tiene un subdepartamento que se encarga de la gestión de redes. Para esto tiene que:

  • conocer el calendario de lanzamientos de la empresa,
  • saber todo sobre el(los) producto(s),
  • entender a los clientes,
  • conocer fechas importantes que afectan a los clientes,
  • tener un subdepartamento creativo,
  • crear la imagen, etc., etc., etc.

¿Qué “cargos” hace falta dentro de cada departamento?

Pensá en las funciones que se tienen que cumplir en cada departamento, teniendo en cuenta lo que tiene que lograr.

Volviendo al ejemplo del departamento de marketing, pensá en creativos, el mega estratega (o director de marketing), y así, sin olvidarte esos cruces que tiene con otros departamentos como, por ejemplo, el de finanzas.

Puede parecer un trabajo tedioso este, y hasta cierto punto, seguro que lo es. Tampoco hace falta que te lo tomes tan a pecho. La idea es que entiendas las cosas que necesitás hacer en tu negocio. Si ya tenés una estructura definida (sea un negocio de una o más personas), mucho mejor. Hasta podés empezar a ver los sistemas y procesos que te van a ayudar a hacer todo el trabajo mucho más fluido. Sino, es interesante que te plantees al menos qué cosas son las que ya hacés y, después, la pregunta mágica.

¿Qué cosas, de todas esas funciones y cargos, son de las que realmente necesitás hacerte cargo vos y solo vos?

Sip. Si queremos hablar de productividad y gestión del tiempo (y ya completamente ligado a la calidad de tu producto), tenemos que pensar en encargarnos de lo que realmente sabemos hacer bien y comenzar a delegar (o  planificar la delegación de) aquellas otras cosas que:

a) no son de nuestro agrado

b) no sabemos manejar o no entendemos tan bien.

Por otro lado, necesitás tener registrados esos pasos que se repiten constantemente como, por ejemplo:

  • el proceso de escribir un artículo (estructura, redacción, preparación de imágenes, corrección, edición, promoción, etc),
  • sesiones con clientes (tener armado un sistema que te permita programar horarios, tener un cuestionario armado, evaluar las respuestas, asegurarte de tener los correos de recordatorio programados, etc.),
  • el proceso desde que tu cliente le da al botón de compra hasta que recibe su producto (revisión de inventario-producción, empaquetado, coordinación con la empresa de transporte, etc.).

Siempre mencionamos los objetivos y el plan de acción, pero no estas otras cosas que bien podríamos hacer más mecánicas y fluidas. Es acá en donde podríamos aprovechar, en gran medida, para ahorrar tiempo y aumentar la productividad de nuestro negocio.

Pensá en la forma en que un programa de programación de citas puede agilizar el proceso de reuniones con tu cliente. En como un operador logístico puede ayudarte tanto con el almacenamiento e inventario de tus productos y a alcanzarlo a sus nuevos dueños. O la forma en que un community manager puede ayudarte a promocionar tu negocio, sin tener que pasar horas o hasta días enteros para que todas tus redes tengan contenido suficiente y en cómo todo ese tiempo ahorrado o dinero invertido puede ayudarte a dar lo mejor de vos a tu negocio (y a tu vida personal), y hasta el impacto que tendría todo esto en tus ventas.

Por hoy, lo dejamos acá. Pero decime en los comentarios, ¿dónde te ves aplicando (o comenzando) a aplicar un sistema de logística (o procesos) en tu negocio? ¿qué sería lo primero (o próximo) que delegarías? ¿y cuál es la parte que más te entusiasma de tu negocio? (y sí, tenés permiso para contarnos sobre tu negocio en los comentarios).

Mientras, si estás necesitando ayuda para aumentar tu productividad, aprovechar tu tiempo al máximo y ver los resultados que querés en tu negocio, reservá tu sesión de descubrimiento y reconocé qué te separa entre el caos actual y tu vida de productividad y libertad.

 

 

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