Cómo y por qué aplicar procesos a tu negocio desde casa

Una de las cosas que el mundo emprendedor actual tiene es que, gracias a la tecnología e Internet, montar un negocio se ve mucho más al alcance de todos. Y, de cierto modo, lo es. Pero eso también hace que quienes no tengamos mucha experiencia en estos asuntos, andemos un poco a los tropiezos hasta que empezamos (o creemos que empezamos) a agarrarle la mano al asunto.

Pero si sos como yo (y como la mayoría de los nuevos emprendedores) mucha idea de gestión de negocios, no tenés o no tenías antes de empezar.

Así que hoy te quiero hablar de algo que va a servirte para agilizar un poco las cosas. Las cosas de trabajo. No de crecimiento.

Porque vamos a ser realistas. Para que un negocio crezca, hay que trabajarlo. Acá no va a venir niguna hada madrina de los emprendimientos para convertir a nuestro negocho en negocio de verdad.

Pero ya cuando de tanto trabajar no conseguimos tampoco vivir, la cosa no va bien.

Así que hoy vamos a hablar de la creación de procesos de trabajo. ¿Escucho una gran ovación de aplausos y gritos?

¿No?

¿No te atrae?

Bueno, creeme que te va a atraer cuando veas los beneficios que te va a traer.

Liberar espacio en tu mente

Está bien, no es como que derrepente le dieras todas las tareas a otra persona. Pero si los tenés en claro y, sobre todo, si tenés en claro el orden estratégico que ese proceso tiene, los transformás en hábitos.

Y cuando algo se vuelve un hábito, tu cerebro se toma un respiro.

Imaginate todo el proceso de conocer a un potencial cliente y concretar una venta de forma tan automática como cepillarte los dientes. Estaría bueno, ¿no?

Aunque es posible que no sea tan fácil así, dentro de todo lo que incluye un proceso probablemente haya cosas que puedas llegar a internalizar de ese modo. O por lo menos de encontrar la forma de hacerlo más automático o hasta “pre-hecho”. Y es por eso que está bueno que los conozcas a fondo.

Pero esto de que se vuelva algo tan automático como cepillarse los dientes (o casi) nos permite otra cosa más.

Ahorrar tiempo

Y evitar el limbo del “qué debo hacer ahora”.

Incluso antes de que te los conozcas de memoria y los tengas super internalizados. Tenerlos escrito es un alivio.

Termina siendo como tener tus propias recetas. Pero estas no son de cocina. Son de trabajo. Entonces antes de empezar a hacer algo, vas, mirás los ingredientes y el paso a paso y esos 2 minutos previos de revisión te ahorraron 3 horas de dar vueltas por ahí.

Y eso nos lleva al punto anterior de liberar espacio en tu mente. Si ya están escritos y podés acceder a ellos de forma fácil, revisás el proceso antes y/o en el camino y adios parte del problema de la pérdida de tiempo.

Facilita el proceso de expansión

Y no. No me refiero a que gracias a los procesos tu negocio va a crecer exponencialmente.

Me refiero a que, cuando sumes gente a tu negocio, tener los procesos claros (y escritos) va a facilitar que el nuevo miembro de tu negocio se integre a la familia emprendedora.

Imaginate sumar una asistente virtual al equipo y que no sepa cómo responder a determinados pedidos, o como contactarse con proveedores, programar mensajes o lo que sea que le pidas. Mientras estés mostrándole y enseñándole cómo hacer las cosas, te vas a estar atrasando el triple de tiempo. En cambio, con un bueno y bonito documento fácil de compartir, ese tiempo de preparación se reduce.

No quiere decir que no tenga que consultarte nada, o que vos no tengas que mostrarle nada, pero es mucho más fácil para todos si ya tiene las instrucciones en algún lado.

Volviendo al ejemplo de la cocina, yo te pregunto ¿te aprendés una receta nueva la primera vez que la hacés? Porque yo se que tengo que repetirla unas cuantas veces para poder hacerla sin revisar la cantidad de cada ingrediente ni el procedimiento en sí.

Te permite ir creciendo

De nuevo. Puede parecer que me refiero a que tu negocio crezca mágicamente, pero no. Me refiero a que te permite ir puliendo tu forma de trabajar y organizarte. Descubrir esos puntos débiles e ir reforzándolos y mejorándolos.

¿De qué forma? Bueno, a mí si hay algo que este tipo de “actividades” me trae es mayor claridad. Y si tengo mayor claridad, lo que tengo es una gran posibilidad de mejorar mis procesos, de evitar distracciones y de tirar dinero en cosas que, en estos momentos, mi negocio necesita.

Así que si te ponés a pensarlo, que todas estas cosas pueden tener un efecto positivo en el crecimiento de tu negocio, pueden.

Cómo crear tus procesos

Muy bonita la charla del “por qué”. Pero acá queremos lo bueno. Queremos tener respeuestas y acciones.

Y por eso, ahora te las voy a dar.

Despacito (pero basta de Fonzi)

Para empezar a reconocer, crear y establecer estos procesos, es necesario que comiences despacito.

Las cosas se ponen más claras cuando nos metemos en el baile. Entonces querer comenzar a escribir todos los procesos relacionados a tu negocio en una sola tarde, no solo va a ser abrumador, sino que también va a ser algo poco realista.

Lo más probable es que muchos procesos vayas a darte cuenta que existen o que necesitás crearlos recién cuando empieces a pensar en esto. Y otros, puede que hasta ni si quieras termines por escribirlos. Creeme. Lo sé.

Mi recomendación es que empieces de a poco. Un proceso por vez. Una semana por vez. Y comenzar por aquellas cosas que realmente puedan estar dándote algún dolor de cabeza. ¿Qué te parece?

Podés comenzar eligiendo una cosa esta semana. Acá te dejo algunas ideas:

  • El proceso de publicación de artículos para tu blog
  • El proceso de publicación de videos para tu vlog
  • El proceso de tus campañas (pagas y gratuitas) en redes sociales
  • El proceso de creación de producto (si aplica)
  • El proceso de captación de leads
  • El proceso del “embudo” o, dicho de otra forma, el proceso que tiene que realizar tu potencial cliente desde que te conoce hasta que se vuelve un cliente.
  • El proceso de trabajo con tus clientes (especialmente bueno si ofrecés servicios)

Brainstorming

Antes de comenzar a hacer nada, pensá en el paso a paso del proceso que vas a comenzar.

Por ejemplo, para escribir un artículo:

  • Elegir el tema
  • Armar un esqueleto
  • Comenzar a expandir y desarrollar cada punto de ese esqueleto
  • Editar
  • Corregir

Mantené un documento abierto, ya sea en word o en GDrive (mi favorito), con este brainstorming escrito y pasá al siguiente paso.

Acción con conciencia

Comenzá a hacer lo que tenés que hacer. Solo que ahora prestá atención a QUÉ estás haciendo. Fijate si el orden que escribiste es el que más te conviene.

O quizás te das cuenta que en este proceso, también te conviene agregar los procesos de creación de imágenes y de programación, tanto del artículo en sí, como de su promoción en redes. O, a lo mejor, descubrís que le sobran acciones.

Pensá en quién tiene que cumplir cada acción

Si tu negocio es de una sola persona, en la mayoría de los casos, serás vos. Pero pensalo mejor, porque no en todos.

Pensá en los procesos que involucra a tus clientes. Ellos también tienen su papel. Sobre todo en la parte de servicios.

Dominá tu tiempo

¿Viste que siempre te digo que estimes el tiempo que una tarea te va a llevar? Si no te acordás o no me leíste antes, entonces te lo digo ahora. Calculá el tiempo que vas a tardar en realizar cada tarea.

Y como hablamos de procesos, registrá el tiempo que cada acción dentro de cada proceso te toma. Así cuando estés calculando el tiempo que te va a llevar hacer X, lo vas a poder hacer con mayor precisión.

Después de todo, estamos hablando de lo mismo. Tareas. Y con tus procesos armados, tus listas de tareas también van a estar más ordenadas.

Además, este es otro punto para ver qué cosas podés mejorar, a cuáles tendrías que ponerle más o menos tiempo, etc.

Utilizá tu súper nuevo poder para facilitarte las cosas

Lo bueno de esta era moderna e interconectada es que probablemente exista una herramienta o alguien haya tenido el ingenio de crear una estrategia que podés utilizar para facilitarte esos procesos.

Así como antes te dije que conocer tus procesos te puede evitar malgastar dinero, también te puede ayudar a invertirlo de forma más inteligente. Comprando alguna herramienta que te saque algún trabajo pesado de encima, contratando asistencia personalizada o incluso una guía.

Así que no le temas al asunto. Muchas cosas buenas para tí si procesos ordenar. (Leer con la voz de Yoda).

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¡Nos vemos en la próxima!

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