Controlar tu lista de tareas en 5 pasos: 1. Segmentá, 2. Analizá, 3. Poné un orden de prioridades, ¡lee más en el artículo!

Ok. Estamos en estado de emergencia y necesitamos solucionar el problema. Nuestra lista de tareas está creciendo de forma descomunal y se está apoderando de nuestro tiempo y salud mental.

Respirá profundo que acá no vamos a hablar de cómo crear una lista de tareas efectiva ni un plan de acción. Acá vamos a hablar de cómo solucionar el hecho de que nuestras listas contienen 10.000 tareas y que te sientas a punto de asfixiarte como si se tratase de un caso real de acumuladores.

Así que toma tu lista sin temor y preparate porque acá nos ponemos súper prácticas.

1. Segmentá tu lista

No le vas a vender nada, pero sí podés clasificar sus miles de puntos. Si tenés toda tu vida junta en una sola lista de tareas, este punto es extremadamente importante. No es que hacerlo así esté mal, puede ser muy práctico. Pero para el ejercicio de hoy, necesitás tener cada cosa en su lugar.

Sólo necesitás tener en claro cuáles son las categorías:

  • Trabajo: todo lo relacionado al… ehm… trabajo. Pero ojo, si tenés un trabajo extra y en esta lista tenés cosas relacionadas a tu trabajo extra, y a tu emprendimiento, entonces diferencialas.
  • Familia: pensá en compras, en actividades para la escuela, en actividades extracurriculares, en tiempo juntos, en cumpleaños, etc.
  • Casa: Arreglos, limpieza, proyectos, cocina
  • Tiempo personal: Yoga, leer, salir a caminar
  • Etc: Si tenés otras cosas ocupando tu tiempo, comprate un Delorean. Chiste, chiste. Si hacés otras cosas, como estudiar o lo que sea, dale su propia categoría o crea una que sea Miscellaneous o Varius.

2. Analizá cada segmento de tu lista de tareas.

No buscamos patologías ni traumas infantiles. Simplemente es momento de volverse objetiva.

Tengo una teoría y es que nuestras listas de tareas se empiezan a descontrolar cuando perdemos de vista la razón de ser de cada tarea y empezamos a superpoblarla con cosas que realmente no son necesarias. Así que es momento de pensar:

Necesito hacer esto o no

Porque acá la cosa no es estar ocupada, sino ser efectiva. Y todo aquello que sobra, estorba. Así que vos dale sin miedo, y si hay algo que realmente no es necesario, como la reina de corazones “¡Que le corten la cabeza!”.

O por lo menos a una nueva lista de “Cosas a hacer si me queda tiempo”.

3. Determiná el orden de prioridades en cada categoría

Ok. Espero que hayas podido liberar un gran espacio de tiempo-energía-salud mental al sacar cosas de tu lista. Pero es momento de comenzar a ordenar lo que te queda.

Si viste los videos de Tu estrategia explosiva, recordarás (o no) que te expliqué que prioridad, hay una sola. Así que ahora es momento de determinar cuál es la prioridad en cada una de las categorías.

Para hacerlo, necesitás tener presente qué es lo que necesitás conseguir en cada una de las categorías. Sin esto, lamentablemente, ordenar y seguir poniéndole límites a tu lista de tareas, es en vano.

Una vez que lo tengas claro, te hacés la pregunta mágica:

Si solo puedo elegir una cosa de esta lista para cumplir mi objetivo, ¿cuál es la que más impacto va a tener, la que más me va a acercar?

O lo que se puede traducir de forma simple en:

¿Cuál es la única cosa en la que me tengo que enfocar ahora para llegar a mi objetivo?

Estas preguntas te llevan a la prioridad. Pero después de esto, todavía tenés varias cosas para hacer (ojalá que a esta altura no tantas). Así que el proceso sigue siendo el mismo. Después de terminar con esa pregunta, preguntate qué es lo siguiente que más te va a acercar a tu objetivo.

Vas a terminar con varias listas de tareas ordenadas de forma estratégica para que te dediques primero a aquellas tareas que son más importantes en cada categoría.

4. Cuántas horas le podés dedicar a cada área.

No hace falta que te crees un horario a rajatabla, pero hay días que son más fáciles que otros. Hay días que tenemos más tiempo para algunas cosas y menos para otras. Pero sí está bueno que sepas cuánto tiempo le podés dedicar a cada área para también saber cuánto tiempo te va a llevar acabar algún proyecto o alcanzar x objetivo.

Teniendo en cuenta esto, dejame decirte dos cosas.

  1. No pienses en horas seguidas. No siempre es posible dedicar 4 horas seguidas a algo. A veces tenemos un rato por la mañana y otros, por la tarde. A veces podemos dedicarle solo a última hora de la noche.
  2. No pienses en horas diarias, pensá en horas semanales. Esto te va a permitir tener mayor flexibilidad y hasta te va a permitir acomodarte hasta que encuentres el mejor ritmo para vos.

Ahora que se redujo la lista y ya está cada categoría un poco más organizada, podés hacer dos cosas. Dejar las listas separadas o juntarlas. En este último caso, seguí leyendo.

5. Formas de establecer la estrategia defensiva.

Si vas a juntar las categorías, tenés que ver cómo vas a atacarlas. Pero siempre tené en cuenta que el multitasking es tu enemigo. Te hace perder tiempo y energía. Así que, especialmente si vas a juntarlas, no pases a la siguiente tarea, y mucho menos a la siguiente categoría, sin haber alcanzado un punto clave en el que realmente puedas marcar un corte.

Habiendo dicho esto, te voy a contar distintas formas en que podés establecer una estrategia.

1. Colocar fechas

Algunas de las categorías están relacionadas a eventos que no podemos modificar. Como, por ejemplo, un cumpleaños, entregar un producto a un cliente, reuniones, citas médicas, etc. Cuando es así, y necesitamos hacer cosas para estas fechas (comprar decoración, hacer el producto, estudios médicos, etc.), lo lógico es tener en cuenta estas fechas e ir atacándolas por orden cronológico.

2. Los 4 cuadrantes de Steven Covey

Esta es toda una técnica en sí misma. Divide las tareas en dos dimensiones relacionadas a su nivel de urgencia y de importancia. Al combinarlas, genera 4 cuadrantes:

  1. Urgente-importante: son significativos para alcanzar tu objetivo y necesitás hacerlo YA.
  2. No urgente-importante: son cosas importantes pero que no requieren tu atención inmediata.
  3.  Urgente-no importante: son las cosas que, aunque no estén relacionadas a nuestro objetivo, reclaman nuestra atención en el momento.
  4. No urgente-no importante: si ya eliminaste las tareas que no son necesarias, este cuadrante debería quedarte vacío, pero si ves que algo encaja en este espacio, es algo que definitivamente podés eliminar.

El orden en que atacás estas tareas es desde el cuadrante 1 al 4. Pero si tenés alguna duda, acá te dejo un artículo que lo explica más a fondo.

3. Tareas cortas primero

Este método es efectivo para cosas más rutinarias o personas que necesitan sentir satisfacción inmediata. Trata de primero realizar las tareas que menor tiempo te llevan. De esta forma, vas tachando y sacándote cosas de encima de forma rápida.

4. Tareas largas, o que menos ganas tengas, de hacer primero

Este abordaje viene de una frase de Mark Twain de la cual tengo dos versiones:

“Si tienes que comerte un sapo vivo todos los días, que sea lo primero que hagas cada mañana. Y si tienes que comerte dos, lo mejor es, primero, comerte el más grande.”

Supongo yo que va seguido de la segunda versión:

“Si tenés que comerte un sapo vivo todos los días, que sea por la mañana, así nada podrá ser peor durante el resto del día”.

OOOO sea, deshacete primero de la tarea más larga y tediosa y, a partir de ahí, las cosas solo pueden mejorar.

En esto, como en todo, no hay una única forma. La cuestión es probar y ver qué te funciona y no quedarte con solo una opción. ¡Hasta podés mezclar!

Fechas con sapos, cuadrantes rápidos, fechas rápidas, cuadrantes sapos, fechas cuadrantizadas, ¿sapos rápidos?

En fin, eso en cuanto a técnicas de abordaje.

Nota final:
Algo que he visto, es que se suelen confundir las tareas con los procesos. Así que dejame darte un ejemplo práctico:

Publicar un artículo es un proceso. Para publicarlo, primero tenés que saber de qué vas a escribir, estructurarlo, escribir un primer borrador, editarlo, pasarle corrector, buscar la imagen… tu me entiendes (Mendez).

Ahora, cada una de esas partes que implican el llegar a publicar un artículo, es una tarea. Y si los ordenás y te creas estrategias para hacer el proceso más fluido, rápido y efectivo, entonces tenés un sistema.

¡Eso es todo por hoy! Si conocés a alguien que pueda servirle este artículo, se buena amiga, pariente o vecina y enviáselo. Y si todavía no te suscribiste, ¿qué estás esperando? ¡¡Sumate y accedé a los talleres de Tu estrategia explosiva!!

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